每一個人，都在同時間扮演不同的角色，例如是人妻、是人母，也是一位主管。每多一種身分，就會多一些代辦事項，可支配的時間卻不會隨之增加。有些人整天忙得團團轉，做事卻經常掛一漏萬；為什麼會有這種差別呢？
成功學大師柯維（Stephen Covey）認為，做事效率高的人，都有「要事第一」的好習慣。他們能夠分辨事情的輕重緩急，知道那些事該立刻做，哪些事可以明天再做，那些事交給別人去也無妨。設定代辦事項的優先順序，甚至放棄不需要做的事，才不會把自己累垮。
柯維建議，把想做的事，依「重要」與「急迫」分成四個象限。「重要」指的是個人價值觀，或對長遠人生有影響的事，如當義工或每天運動。「急迫」則是指不做，就會立刻造成負面影響的事，如寫明天要交的報告、處理客戶抱怨。
多數人之所以感到心力交瘁，是因為花太多精神處理「急迫又重要的事」；或因壓力太大，只好不斷做「不急迫又不重要」的事，逃避現實，結果就犧牲了「不急迫但重要」的事。
其實，急迫的事，往往是對別人重要，對自己並不重要。如果你發現自己花很多時間處理這一類的事，可能要想想，自己是否太想滿足別人的需要，而忽略了自己的需求。
因此，想遊刃有餘地面對工作與生活，就必須捨棄捨棄「急迫但不重要」與「不急迫也不重要」的事，並透過流程規劃，盡量減少「急迫又重要」的事。這樣，才會有時間進行「不急迫但重要」的事。
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有些人卻能在忙碌中保持優雅，在多種身分中輕鬆轉換。